Laatst bijgewerkt: 24 oktober 2026. Deze verklaring beschrijft de verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze website, onze contacten en onze accountancy- en adviesdiensten.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Verheyen Accountants BV, Hazeweg 10, 2840 Reet (Rumst), België, ondernemingsnummer / btw-nummer BE 0727.577.994. Contactpersoon: Kristof Verheyen, gecertificeerd accountant. Voor privacyvragen: kristof@accountant-verheyen.be of tel. 03 237 55 90. ITAA-referentie zoals door het kantoor opgegeven: 50.805.970 (te controleren op de juiste registratie).
2. Welke gegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw relatie met het kantoor kunnen dit zijn: naam, contactgegevens, functie en ondernemingsgegevens; berichten en afspraken; gegevens in opdrachtbrieven; facturen, boekhoudkundige en fiscale documenten; betaalinformatie; wettelijk verplichte identiteits- en UBO-gegevens voor cliëntenonderzoek; en technische websitegegevens zoals IP-adres, browserinformatie en beveiligingslogs. Wij verwerken enkel gegevens die nodig zijn voor het doel. De publieke website is geen beveiligd kanaal voor het verzenden van gevoelige klantdocumenten.
3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
- Contact en offertevragen: om vragen te beantwoorden en op verzoek mogelijke opdrachten te bespreken, op basis van precontractuele maatregelen of ons gerechtvaardigd belang in behoorlijke communicatie.
- Accountancy, fiscaliteit en advies: om diensten volgens een overeengekomen opdrachtbrief uit te voeren, op basis van de overeenkomst en, waar relevant, wettelijke verplichtingen.
- Identificatie, klantenonderzoek en wettelijke aangiften: om boekhoudkundige, fiscale, antiwitwas- en beroepswettelijke verplichtingen na te leven.
- Facturatie, administratie en beveiliging: voor administratief beheer, betalingen, integriteit en beveiliging van onze dienstverlening op basis van contractuele en wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigd belang.
- Websiteanalyse en marketingtracking: alleen nadat u daarvoor afzonderlijke, geïnformeerde toestemming gaf via de cookiebanner. U kunt die toestemming op elk moment wijzigen of intrekken.
De rechtsgrond kan per verwerking verschillen. Wanneer Verheyen Accountants persoonsgegevens uitsluitend namens een cliënt verwerkt, worden verantwoordelijkheden en eventuele verwerkersafspraken afzonderlijk bepaald.
4. Software, dienstverleners en ontvangers
Het kantoor gebruikt onder meer Microsoft 365, Exact Online, FidManager, WinAuditor en EenvoudigFactureren. Afhankelijk van de concrete opdracht kunnen persoonsgegevens via deze systemen worden verwerkt. Ook websitehosting, systeembeheer, back-ups en e-maildienstverlening kunnen toegang tot bepaalde gegevens vereisen. Waar vereist worden passende contractuele, vertrouwelijkheids- en beveiligingsafspraken gemaakt.
Wij verstrekken gegevens enkel wanneer dit noodzakelijk is voor de opdracht, aan bevoegde overheden of beroepsinstanties wanneer de wet dit verlangt, of aan ingeschakelde verwerkers. Welke partijen toegang hebben tot gegevens hangt af van de gebruikte software, de dienstverlening en de betrokken opdracht. U kunt hierover aanvullende informatie bij het kantoor opvragen.
5. Internationale doorgiften
Bij het gebruik van diensten van internationale leveranciers, waaronder Microsoft, Google en Meta, kan verwerking of toegang van buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Zulke doorgiften moeten worden beoordeeld aan de hand van de toepasselijke rechtsgrond en passende waarborgen, zoals een geldig adequaatheidsbesluit of contractuele beschermingsmaatregelen. Voor vragen over eventuele doorgiften, betrokken leveranciers en toegepaste waarborgen kunt u contact opnemen via het vermelde privacyadres.
6. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Als standaard werkbeleid stellen wij de volgende termijnen voor. Definitieve toepassing is afhankelijk van de soort documenten, het toepasselijke recht, de opdrachtbrief en de werkelijke instellingen van onze systemen.
- Contactvragen zonder opdracht: in principe tot 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact.
- Website- en beveiligingslogs: streefwaarde maximaal 90 dagen, behoudens incidentonderzoek of een toepasselijke verplichting; nog af te stemmen met de hostingprovider.
- Boekhoudstukken en facturen: doorgaans 7 jaar volgens de toepasselijke wettelijke startdatum; in bijzondere situaties (onder meer bepaalde onroerende btw-investeringen) kan een langere termijn gelden.
- Cliëntenonderzoek en antiwitwasdocumentatie: in beginsel 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie of volgens de toepasselijke wettelijke berekeningswijze.
- Opdrachtbrieven en relevante dossiercommunicatie: zolang nodig voor uitvoering en om aan wettelijke voorschriften en mogelijke aanspraken te voldoen; als interne werkhypothese tot maximaal 10 jaar na beëindiging, voor zover gerechtvaardigd.
- Back-ups: volgens een gecontroleerd rotatiebeleid; de concrete herstel- en verwijdertermijnen worden per systeem vastgesteld.
Bij controles, geschillen of wettelijke uitzonderingen kan een langere bewaartermijn nodig zijn. Zodra bewaring niet meer gerechtvaardigd is, verwijderen of anonimiseren we gegevens op passende wijze.
7. Websitecookies, Google Analytics en Meta Pixel
Op dit moment zijn Google Analytics 4 en Meta Pixel niet actief op deze website. Als deze diensten later worden ingesteld, laden wij de niet-strikt noodzakelijke trackers alleen na afzonderlijke toestemming voor respectievelijk statistiek en marketing. Zonder die toestemming blijven deze diensten uitgeschakeld. In het cookiebeleid leest u welke technologieën wij gebruiken en hoe toestemming bij toekomstige activering werkt.
8. Lettertypes op de website
De website gebruikt de lettertypes DM Sans en DM Serif Display. De lettertypebestanden worden via onze eigen website aangeboden. Bij het laden van deze lettertypes is geen rechtstreekse verbinding van uw browser met Google Fonts nodig.
9. Beveiliging
Wij nemen passende organisatorische en technische maatregelen om gegevens te beschermen en beperken de toegang tot bevoegde medewerkers en betrokken dienstverleners. Verstuur geen identiteitskopieën, bankgegevens of vertrouwelijke boekhoudstukken via onbeveiligde e-mail zonder vooraf afgestemde veilige werkwijze.
10. Uw rechten en klachten
Binnen de grenzen van de AVG kunt u inzage, correctie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar vragen. Toestemming voor cookies en marketingtracking kan zonder nadeel worden ingetrokken. Wettelijke bewaarplichten of beroepsgeheim kunnen bepaalde verzoeken beperken. Richt vragen naar kristof@accountant-verheyen.be. U kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
11. Updates
Deze verklaring wordt aangepast wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of wetgeving veranderen. Laatst bijgewerkt: 24 oktober 2026.