Sinds 1 januari 2026 gelden in België nieuwe regels voor elektronische facturatie tussen ondernemingen. Voor veel zelfstandigen en kmo’s betekent dit dat een gewone pdf-factuur via e-mail niet langer voldoende is. Wat verandert er precies, en wat kunt u vandaag controleren in uw facturatieproces?
Wat is er veranderd sinds 1 januari 2026?
Voor vrijwel alle binnenlandse transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen waarvoor een factuur moet worden uitgereikt, is sinds 1 januari 2026 een gestructureerde elektronische factuur verplicht. Het gaat om factuurgegevens in een machineleesbaar formaat dat systemen automatisch kunnen uitwisselen en verwerken.
Een pdf die u gewoon als bijlage mailt, kan nog handig zijn als leesbare kopie, maar voldoet op zichzelf niet aan deze nieuwe B2B-verplichting. De Belgische overheid licht het toepassingsgebied toe via efactuur.belgium.be.
Wat is Peppol en waarom is het relevant?
Peppol is een netwerk waarlangs aangesloten softwarepakketten gestructureerde elektronische documenten kunnen uitwisselen. Het vormt in België het standaardkanaal voor de verplichte B2B-e-facturatie. In de praktijk koppelt uw facturatie- of boekhoudprogramma met het netwerk via een geschikte dienstverlener.
U hoeft dus niet zelf facturen als XML-bestanden te programmeren. Belangrijker is dat uw software de vereiste facturen correct kan opmaken, verzenden, ontvangen en bewaren. Bespreek met uw softwareleverancier en accountant hoe de gegevens vanuit uw administratie worden verwerkt.
Voor wie geldt de verplichting?
De regel geldt in het bijzonder voor veel Belgische ondernemingen die voor de btw zijn geregistreerd. Ook ondernemingen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen vallen in beginsel onder de verplichting voor hun toepasselijke transacties. Er bestaan uitzonderingen, onder meer voor bepaalde vrijgestelde handelingen. Het is daarom verstandig niet uitsluitend op basis van uw ondernemingsvorm te besluiten dat u buiten de regeling valt.
Factureert u alleen aan particulieren? Voor uitgaande facturen aan particuliere klanten geldt de B2B-verplichting niet. Maar u moet doorgaans nog wel gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen. De overheid verduidelijkt dit in haar officiële B2B-FAQ.
Wat verandert er in uw dagelijkse administratie?
Nieuwe software alleen is niet altijd voldoende. Een betrouwbare werkwijze vraagt ook aandacht voor correcte klant- en leveranciersgegevens, de behandeling van inkomende facturen, controles op dubbels en een goede opvolging van betalingen.
- Verzenden: kan uw facturatiesysteem geldige gestructureerde B2B-facturen aanmaken en via een geschikt kanaal versturen?
- Ontvangen: worden inkomende facturen daadwerkelijk ontvangen en zichtbaar gemaakt voor de persoon die ze verwerkt?
- Controleren: kloppen ondernemingsnummers, btw-gegevens, bedragen en bankgegevens?
- Boekhouden: hoe worden verkoop- en aankoopfacturen gedeeld met uw accountant en verwerkt in de boekhouding?
- Bewaren: is de gestructureerde originele factuur bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke termijn, met een leesbare voorstelling wanneer nodig?
- Betalingen: kunt u zien welke facturen openstaan en dubbele verwerking vermijden?
Vijf vragen om met uw accountant of softwareleverancier te bespreken
- Welke soorten facturen versturen en ontvangen wij, en welke vallen binnen de Belgische B2B-verplichting?
- Is onze huidige software geschikt voor verzending én ontvangst via Peppol?
- Wie controleert foutmeldingen, geweigerde facturen en onvolledige leveranciersgegevens?
- Hoe komen de facturen in de boekhouding terecht, zonder dubbele invoer?
- Hoe regelen we de bewaring van de originele gestructureerde facturen en toegang tot de dossiers?
Veelgestelde vragen over e-facturatie
Mag ik nog een pdf meesturen met een elektronische factuur?
Ja, een leesbare pdf kan aanvullend nuttig zijn. Voor een transactie binnen de nieuwe B2B-verplichting vervangt de pdf echter niet de vereiste gestructureerde factuur.
Heb ik voor elke klant apart een Peppol-ID nodig?
U hoeft een Peppol-ID niet noodzakelijk handmatig aan elke klant te vragen. Uw software of dienstverlener kan de correcte identificatie en aflevering ondersteunen. Controleer vooraf hoe dat binnen uw oplossing gebeurt.
Wat als mijn klant alleen particulieren zijn?
De verplichting geldt niet voor uw uitgaande B2C-facturen, maar voor inkomende B2B-facturen van leveranciers moet u wel voorbereid zijn, behoudens relevante uitzonderingen.
Moet ik ook de originele gestructureerde facturen bewaren?
Ja. Een leesbare kopie alleen vervangt niet automatisch de oorspronkelijke gestructureerde factuur. De bewaring moet voldoen aan de toepasselijke fiscale en boekhoudkundige regels.
Kan mijn accountant helpen bij de overstap?
Een accountant kan helpen om het facturatieproces, de boekhouding en de gevolgen voor de administratie in kaart te brengen. Welke concrete ondersteuning beschikbaar is, wordt per opdracht afgestemd.
E-facturatie en uw boekhouding goed op elkaar afstemmen
Een gestructureerde factuur maakt gegevensuitwisseling eenvoudiger, maar een correcte boekhouding vraagt nog altijd menselijke controles en duidelijke afspraken. Verheyen Accountants begeleidt zelfstandigen en kmo’s vanuit Reet (Rumst) bij boekhoudkundige en fiscale vraagstukken. Lees meer over boekhouding voor zelfstandigen of stel uw vraag aan het kantoor.
Bronnen en verificatie: Belgische overheidsinformatie over verplichte gestructureerde e-facturen sinds 2026 en de officiële B2B-FAQ. Deze pagina biedt algemene informatie op basis van de regels bekend in oktober 2026. Laat uw concrete situatie beoordelen; uitzonderingen en uitvoeringsdetails kunnen verschillen.